Pois é...
Todos que já trabalham com consultoria (seja como consultor ou como contratante) já se deparou em algum momento com este dilema:
Minha consultoria está realmente ajudando a resolver o problema, ou se tornou um problema à parte?
É claro que no mercado temos consultores e até clientes com intenções duvidosas, mas na maior parte das vezes está na metodologia e transparência durante os trabalhos o segredo para o sucesso ou o fracasso do projeto orientado.
Conforme algumas características verificadas no Relatório PMI Rio Benchmarking 2009, publicado pela divisão carioca do PMI (Project Management Institute), podemos ter uma ideia das principais dificuldades enfrentadas na gestão de projetos comentadas por 300 empresas de diversos segmentos e portes, incluindo 183 grandes empresas:
Abaixo algumas dicas para o sucesso de um projeto (você gestor também pode aproveitar para projetos internos):
a) o projeto deve estar alinhado com os objetivos da organização;
b) o projeto deve ter apoio efetivo da alta administração;
c) o projeto deve ter uma liderança efetiva;
d) todas as partes interessadas devem estar de acordo com o propósito, as metas e os objetivos do projeto;
e) todas as partes interessadas devem compartilhar uma visão comum dos resultados e ter expectativas realistas a respeito do projeto;
f) as expectativas das partes interessadas devem ser continuamente gerenciadas e validadas no decorrer do projeto;
g) o escopo, a abordagem e as entregas do projeto devem ser claramente definidos e acordados durante o seu planejamento;
h) o papel e a responsabilidade de cada parte interessada e de membros da equipe do projeto devem ser claramente comunicados e entendidos;
i) o cronograma deve ser realista e acordado entre todas as partes interessadas;
j) as comunicações do projeto devem ser consistentes, efetivas e focadas no entendimento;
l) o progresso do projeto deve ser medido frequentemente em relação a uma linha de base;
m) um forte senso de colaboração e trabalho em grupo deve ser alcançado;
n) expectativas e mudanças em relação a escopo, cronograma, custos e qualidade devem ser gerenciadas cuidadosamente;
o) os recursos humanos do projeto devem ser capacitados e estão disponíveis quando necessário;
p) a equipe do projeto deve identificar proativamente seus riscos e tratar essas vulnerabilidades diminuindo a sua exposição.*
Algumas habilidades interpessoais são fundamentais para o gerenciamento de projetos, tais como:
comunicação eficaz ;
integração com a cultura da organização;
liderança;
motivação;
negociação e gerenciamento de conflitos;
resolução de problemas.
Mas e quando todas as abordagens falham... o que fazer?
Uma conversa franca é o ponto inicial para qualquer situação que chegou no seu limiar...
Discutir pontos como quais as entradas do projeto já foram atendidas integralmente e quais as atividades em andamento que necessitam ainda de orientação para sua conclusão são mais importantes para não se perder o trabalho executado até então do que acertos financeiros em si...
Afinal, recomeçar do zero significa retroceder, perder tempo e desperdiçar recursos...
Se quiser contar com uma equipe experiente e flexível, que entende as necessidades do seu negócio antes de apresentar soluções prontas, entre em contato conosco:
Fontes consultadas:
*Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2009 - Brasil
**Fundamentos do gerenciamento de projetos - André Bittencourt do Valle (2010)